METODIKA PLÁNOVÁNÍ DP V PROGRAMU SHIFTMASTER

Co je to dlouhodobý plán a proč jej potřebujeme

Potřebu evidovat plán směn na vyrovnávací období, pro zaměstnance pracující v režimu nerovnoměrně rozvržené pracovní doby, nám ukládá zákoník práce. Tento plán vlastně zaměstnanci s nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobou určí, který den je pro něj pracovním a který ne.

Z tohoto plánu je následně zaměstnanci vypočítán nárok na dovolenou a také jsou podle tohoto plánu vypočítávány náhrady v případě, že zaměstnanec onemocní nebo nemůže z jiných důvodů přijít do zaměstnání. Pokud si zaměstnanec bere dovolenou, čerpání dovolené se počítá pouze za dny, které byly v plánu označeny jako pracovní (v plánu je plánovaná směna).

V programu Shiftmaster nazýváme tento typ plánu na vyrovnávací období dlouhodobým plánem.

Dlouhodobý plán lze přirovnat k ideálnímu plánu oddělení, kde nikdo nemá dovolenou, nikdo není nemocný, zaměstnanci nemají žádné požadavky. Vedoucí pracovník do tohoto plánu naplánuje směny pouze s ohledem na potřeby oddělení a velikost úvazků zaměstnanců. Zaměstnancům je potřeba ve vyrovnávacím období naplánovat tolik směn, aby součet fondů těchto směn byl shodný se součtem fondu hodin zaměstnance ve vyrovnávacím období.

Nástroje pro vytváření dlouhodobého plánu

Pro plánování využíváme následujících nástrojů:

  • Definici obsazenosti pracoviště, kterou určíme minimální obsazení pracoviště všemi nezbytnými profesemi v průběhu týdne. To nám pomůže v orientaci “kolik lidí a kdy” naše pracoviště potřebuje. Představme si, že podle této definice vyrobí SW měsíční rozpis s prázdnými kolonkami pro jednotlivé profese, do kterých poté pomocí schémat a automatu budeme dosazovat pracovníky.
  • Schémata: je velmi častou praxí, že při tvorbě plánů “na papír” již máme ze zkušenosti zavedenou určitou periodu, nebo rytmus, v jakém střídáme služby u pracovníků tak, aby nám dobře zapadly do plánu a rozdělení služeb bylo co nejvyváženější. A o totéž se snažíme při práci se schématy. Schémata jsou ideálním prostředkem pro vnesení specifických zvyků v obsazování směn jež jsou na oddělení “zavedeny”. Program se schématem nakládá tak, že do prázdných kolonek měsíčního rozpisu vytvořených podle definice obsazenosti z předchozího bodu “rozbalí” v předepsaném rytmu směny jednotlivých pracovníků.
  • Automat: systém automatického generování rozvržení směn. Automat, který zajišťuje tuto službu se opírá o již zmíněnou definici obsazenosti pracoviště z jedné strany, do které dosazuje portfolio pracovníků s odpovídajícími profesemi a měsíční kapacitou pracovních hodin ze strany druhé. Automat je velmi pohodlným nástrojem, avšak jeho nasazení pro složitější oddělení nemusí být ve výsledku optimální. Proto je vhodný především pro “doladění” plánů poté, co je obsadíme podle schématu.

A nyní k praxi:

Prvním krokem pro vytvoření plánu pomocí schémat je definice obsazení oddělení jednotlivými profesemi aby mohlo oddělení “fungovat”. Tuto definici vytvoříme v okně “Vzoru obsazenosti oddělení”. Schéma budeme následně tvořit na míru tohoto vzoru obsazenosti oddělení. Schéma necháme promítnout do plánu. Chceme, aby nám obsadilo všechny směny, které na oddělení v jednotlivých dnech mají být.

Vytváření Schématu

Do obrazovky kde vytváříme schéma se nejjednodušeji dostaneme přímo z plánu. Při zobrazeném plánovacím okně vybereme tlačítko “Definice>Schémata”. Otevře se nám okno kde si pomocí tlačítka + vytvoříme nové schéma. Pojmenujeme ho a vybereme kolika týdenní schéma bude. Nejčastěji vybereme tolik týdnů, pro kolik zaměstnanců chceme schéma použít. Vyjímku tvoří především oddělení, kde zaměstnanci pracují ve skupinách.Pro jedno schéma používáme zaměstnance se stejnou profesí a úvazkem. Poté co si vybereme na kolik týdnů schéma bude, vložení schématu potvrdíme kliknutím na tlačítko pro potvrzení souhlas. Teď již tedy máme prázdné schéma vytvořené a můžeme se pustit do jeho naplnění.

Naplnění schématu směnami

Nejvhodnější je k tomuto účelu využít nástroj, který se vyvolá stisknutím tlačítka s obrázkem dvou čtverců za sebou detail. Otevře se nám okno rozdělené na tři části. Nahoře vlevo vidíme seznam týdnů v našem schématu. Nahoře vpravo je místo, kam se nám budou vypisovat důležité informace o naplánovaných směnách. Kolik nočních, kolik denních, kolik naplánované sněny dají dohromady odpracovaných hodin atd. Ve spodní části okna vidíme řádky pro jednotlivé týdny ve schématu. Do těchto řádků budeme vepisovat směny, které budeme chtít zaměstnancům na jednotlivé dny přiřazovat.

Doporučený postup vytváření schématu

Směny do tohoto nástroje vepisujeme pomocí pravého tlačítka myši. Při definování schématu je důležité používat stejné zkratky směn, které máme u zaměstnanců povoleny!

Postupů jak schéma vyplnit je více, v praxi se nejvíce osvědčil následující způsob. Uživatel vyplňuje pouze první týden schématu od Pondělí do Neděle pro všechny řádky. Nejprve vyplní víkendové dny, poté noční směny v týdnu a poté zbytek směn rozprostře do jednotlivých sloupců tak, jak potřebuje. Ostatní týdny ve schématu se podle zadaného prvního týdne rozkopírují sami. Jelikož v tomto nástroji neprobíhá kontrola ZP je důležité zkontrolovat zda jsme schéma vyplňovali správně a nemáme např. po noční směně denní a podobně. Nejčastěji toto můžeme přehlédnout na rozhraní týdnů, tedy z neděle na pondělí.

Jelikož schéma nám slouží k vytváření DP, je důležité, kolik hodin v porovnání s úvazkem zaměstnance nám toto schéma na zaměstnance nakopíruje.

V tomto nástroji vidíme, kolik hodin nám směny ve schématu obsadí v okně vlevo nahoře. Ve sloupci Fond vidíme počet hodin, který nám generují plánované směny a ve sloupci Saldo vidíme rozdíl, vyplývající z porovnání plánovaných směn a úvazku zaměstnance. Tyto výpočty probíhají vždy k počtu týdnů jež jsou zadané v poli “Počet týdnů”. Pokud chceme, aby nám tento nástroj ukázal výpočet těchto hodin např. k celému roku, napíšeme do pole “Počet týdnů” číslo 52 a klikneme na tlačítko “Zobraz”. Čísla se nám přepočítají.

Příklad zadání ročního výpočtu pro úvazek 37,5 :

nastaveni

Vždy budeme mít ve sloupci saldo nějaké hodin +/- ,ale drobné odchylky nevadí, ty pak můžeme doladit ručnímy úpravami DP. Na škodu by byly pouze výrazné odchylky nad 70 hodin. Čím větší odchylka, tím více ručních úprav DP.

Pokud máme na oddělení více skupin, pro které chceme schéma vytvořit, celý proces opakujeme, dokud nemáme pro každou skupinu zaměstnanců schéma hotové.

Když máme schéma vytvořeno

Schéma jsme si vytvořili a je potřeba jej nyní přiřadit zaměstnancům. Vrátíme se tedy zpátky do hlavního plánu programu a zvolíme tlačítko schemata. Zobrazí se nám okno, kde vidíme seznam zaměstnanců. Budeme věnovat pozornost sloupečku “Schéma”. Do tohoto sloupce v řádku zaměstnance klikneme. Objeví se nám černá šipka umožnující výběr schématu. rozdeleni Stejným způsobem přiřadíme všem zaměstnancům schéma, které jsme pro ně vytvářeli. Následujícím krokem je výběr ve sloupci Od týdne/dne. Zde zaměstnance přiřazujeme do jednotlivých řádků. Ty jsme viděli v nástroji, kde jsme schéma vytvářeli.

Pro jednoduché pochopení uvedu příklad. Pokud jsem vytvářel schéma pro šest zaměstnanců na šest týdnů, přiřadím zaměstnancům ve sloupci “Od týdne/dne” čísla od jedničky do šestky.

Pokud používáte více schémat na oddělení, stejnou akci provedete pro všechny schémata. Nakonec je vhodné zkontrolovat sloupeček “Začít ode dne”. V tomto sloupci je důležité, aby všichni zaměstnanci se shodným schématem měli vyplněno stejné datum.

Promítnutí Schématu do dlouhodobého plánu

Pro nakopírování schématu použijeme tlačítko “Vytvořit plán”. vytvorit_plan Před kliknutím na toto tlačítko ověřte, že máte správně nadefinovaný interval od kdy do kdy chcete plán pomocí schématu vytvořit. Toto nastavení nalezneme vlevo od tlačítka “Vytvořit plán”. Toto tlačítko spustí proces kopie směn. V průběhu této kopie program zobrazí informační okno do nějž se zapisují informace popisující průběh kopírování. V tomto informačním okně se nám také zobrazí hlášení “Konec operace” což značí, že informační okno můžeme zavřít a podívat se do plánu, jak se nám směny na zaměstnance nakopírovaly.

Pokud jsme s nakopírovanými směnami spokojení, použijeme tlačítko “Přepočítat” a zvolíme volbu aktuální plán. Tato operace nám vypočítává reálnou hodnotu ve sloupci “Saldo vyr.obd.” Dlouhodobý plán vytváříme tak, abychom v tomto sloupci ideálně měli 0. Pokud se od této hodnoty odchylujeme, je potřeba v plánu udělat změny pro dosažení této hodnoty. Nezapomeňte, že změny v plánu můžete provést v libovolném měsíci patřícím do vyrovnávacího období.

Posledním krokem je úprava svátečních dnů v dlouhodobém plánu. K tomu nám může posloužit například tisková sestava, kterou vyvoláme přes volbu”Přehledy>Výběr sestavy>Kumulace>Přehled po zaměstnancích”. Na této sestavě máme přehled o tom, kolik má zaměstnanec plánovaných směn na sváteční dny. Pokud na jednoho zaměstnance připadne svátečních směn hodně a na jiného málo, je potřeba, pomocí ruční úpravy směn, provést změny.

 Dlouhodobý plán máme hotový

Dlouhodobý plán máme vytvořený. Nyní si jeho správnost můžeme ověřit např. pomocí tlačítka paragraf. Toto tlačítko nám zkontroluje plánované směny z pohledu zákoníku práce, zda je dodržen nepřetržitý odpočinek v týdnu, odpočinek po směně atd.

Dlouhodobý plán si samozřejmě můžeme také vytisknout a to např. přes volbu “Přehledy>Výběr sestavy>Přehled směn>Dlouhodobý plán na celý rok”.

Příspěvek byl publikován v rubrice SW ShiftMaster se štítky , , , , , , , , , . Můžete si uložit jeho odkaz mezi své oblíbené záložky.